Första steget till ett nytt HR- och lönesystem

Innan avtaletmed HRM skrevs under hade Uppsala kommun gjort en ordentlig behovsanalys. Att införa ett nytt HR- och lönesystem i en organisation som Uppsala kommun med sina ca 14 500 medarbetare som arbetar inom en mängd olika verksamhetsområden innebär att det är många behov att ta hänsyn till men samtidigt går det inte att detaljstyra alla krav. 

Maria Borgström, som arbetar som strateg inom kommunens kommunledningskontor, berättar att kommunen valde en upphandlingsform som fokuserar på övergripande behov och ett långsiktigt samarbete med leverantören.

För oss blev det en möjlighet att testa något nytt och fundera över hur våra behov ser ut idag och framåt.

Fördelar med förhandlat förfarande

Maria och hennes team visste vad de sökte efter men ville inte styra anbudslämnarna med en alltför detaljerad kravspec. När upphandlingar sker inom ett komplext område och anbudsgivaren inte kan specificera exakt vad som efterfrågas, tillåter LOU (Lagen om Upphandling) att man genomför ett så kallat förhandlat förfarande. Det innebar att Uppsala kommun formulerade sina önskemål mer övergripande och bjöd in leverantörer till en dialog. Även om dialogerna fördes enligt en mall och dokumenterades noga, gav det båda parter möjlighet att diskutera möjligheter, önskemål och även få en bild av hur samarbetet skulle kunna fungera.

Den här upphandlingsformen har fungerat väldigt bra för oss! Vi visste att vi sökte en leverantör som vi vill teckna ett partnerskapsavtal med. Då är samarbetet och matchningen otroligt viktigt! Dessutom fanns ett utrymme att kravställa inom områden där vi inte har så välutvecklade digitala arbetssätt, utan istället föra en dialog med leverantörerna och låta de berätta hur de vill lösa våra behov. Vi visste vad vi ville åstadkomma men inte hur lösningen skulle se ut.

 

Första steget mot ett långt samarbete

Ett av företagen som blev inbjudna att delta i upphandlingen var HRM. Även för HRM var upphandlingsformen förhandlat förfarande ett nytt sätt att jobba på men Christian Myhrberg, VD på HRM, är mycket positiv till resultatet.

Vi på HRM levererar HR- och lönesystem där vi har möjlighet att göra anpassningar efter varje kunds behov. Vi vet att kommuner av Uppsalas storlek har en mängd komplexa behov, och där är vårt system suveränt eftersom vi kan automatisera och skapa flöden som stödjer deras processer. För att få till en optimal lösning är det nära samarbetet väldigt viktigt och vi arbetar redan i olika former av partnerskapsavtal. Vi kände helt enkelt att den här upphandlingen var ett projekt som skulle passa oss perfekt, säger Christian.

I upphandlingen viktades tre övergripande områden; funktionalitet, användarvänlighet och leverantörsstyrning. På samtliga punkter presterade HRM väldigt bra, vilket ledde till att de vann upphandlingen.

Vår förhoppning är att samarbetet med Uppsala kommun ska bli en win-win för båda parter. Vi får en fördjupad kunskap om processerna i den offentliga sektorn och Uppsala kommun får ett HR- och lönesystem som passar deras unika behov, säger Christian.

På sikt kommer cirka 14 500 medarbetare inom Uppsala kommun att få sin lön via HRM. Men innan systembytet är i mål ligger en spännande resa framför de två parterna. En resa som vi kommer få följa genom Uppsala-bloggen. Häng med!

Camilla Erixon Affärsutveckling, marknad & kommunikation 070 308 93 40 camilla.erixon@husetinvest.se